A abertura do MEI é um caminho simples e acessível para quem decide trabalhar por conta própria ou precisa ter um CNPJ. Mas o que nem todo mundo pensa, em um primeiro momento, é no controle financeiro do MEI. O que você sabe sobre isso?
Às vezes, ser MEI parece uma simples formalidade para trabalhar, bastando fazer a contribuição mensal do DAS e pronto. Mas existem outros pontos de atenção para quem é microempreendedor ou tem um pequeno negócio.
É justamente esse o assunto do nosso post. Com base em erros e acertos comuns, vamos dar dicas de como você deve conduzir o controle financeiro do seu MEI ou pequena empresa. Confira!
1- Faça o controle financeiro do MEI
Pode parecer bobagem dizer isso em um post sobre controle financeiro, mas acredite: o principal erro de quem é MEI ou tem uma pequena empresa é não ter nenhum tipo de controle sobre as finanças.
Uma vez por ano você precisa fazer a Declaração do Simples Anual e, em alguns casos, do Imposto de Renda. Quando esses momentos chegam, há quem se perca por não saber quanto gerou de receita e quanto teve de gastos.
O cenário é resultado da inexistência de um controle financeiro. Assim, nossa primeira dica é: assuma o compromisso de organizar as finanças, quer você faça isso diária, semanal ou quinzenalmente.
O importante é não deixar muito tempo passar para que você não perca o controle sobre as movimentações financeiras da empresa. Do contrário, você pode esquecer o que significa aquele valor debitado de sua conta ou em quantas vezes um cliente parcelou um pagamento.
Se organizar é a única maneira de evitar os famosos “calotes”, ou, pelo menos, estar ciente de quando eles acontecerem.
Em nosso blog, você pode se informar melhor sobre como fazer planejamento financeiro para MEI e dar um passo adiante para controlar suas finanças.
2- Encontre um método de organização adequado
Se você já mantém algum controle financeiro, ótimo, está no caminho certo! Se ainda não o faz, busque um método de organização que se adeque ao seu perfil.
Há quem ainda prefira fazer tudo no papel, quem seja fã de planilhas e quem lide melhor com aplicativos de gestão financeira como o QiPu, um sistema gratuito desenvolvido pelo Sebrae especialmente para quem é MEI.
Escolha a ferramenta que te deixa mais confortável porque, como dissemos, é importante manter a organização financeira em dia e anotar receitas e despesas sempre.
Essa rotina não é importante apenas por causa do Simples anual, mas para que você tenha clareza de qual é a realidade da sua empresa, seus custos e lucratividade.
3- Aplicativos de controle financeiro
Além do QiPu, você encontra outras opções de plataformas ou de aplicativos de gestão financeira para organizar a sua empresa. De quebra, pode usá-los também para manter suas finanças pessoais sob controle e manter uma relação com o dinheiro mais positiva.
Algumas sugestões são:
- Mobills;
- Guia Bolso;
- Organizze;
- Orçamento Fácil (disponível para os sistemas operacionais Android e iOS).
4- Não gaste mais do que você ganha
Bora entender ainda melhor a importância dessa separação entre você/pessoa física de você/pessoa jurídica? Outro erro de quem não acompanha o faturamento do MEI é gastar mais do que se ganha.
Isso acontece porque, sem saber o quanto a empresa gerou de lucro, o quanto precisa ter em caixa e o quanto você pode, de fato, destinar a si como seu “salário”, você acaba sem ter noção do quanto pode gastar ao mês.
O dinheiro de suas vendas de produtos ou prestação de serviços deve ser usado assim:
- pagamento de custos relacionados ao trabalho (aluguel de espaço, compra de matéria prima, aluguel da maquininha, internet, tributos e outros);
- criação de uma reserva financeira para lidar com imprevistos;
- criação de um fundo para reinvestir na própria empresa;
- pagamento do “salário” a você/pessoa física.
Assim, se você não sabe o que é seu/pessoa física e o que é seu/pessoa jurídica, pode acabar gastando mais do que deve tanto em seu próprio nome, fazendo dívidas pessoais, quanto em nome da empresa.
Assim, outra importante dica é que você tenha uma conta bancária para o seu MEI e outra para você/pessoa física porque essa divisão ajuda a ter clareza da separação que deve existir.
5- Separe sua renda e o dinheiro da sua empresa
A partir do momento em que você se torna MEI, você se divide em pessoa jurídica ou CNPJ e pessoa física ou CPF.
Destacamos isso porque, especialmente para quem está começando, um erro comum de controle financeiro é não ter contas separadas para definir o que é seu/pessoa física do que é seu/pessoa jurídica.
Entenda que, ao abrir um MEI, você passa a ter uma empresa que tem receitas e despesas. Entre essas despesas está o pagamento do seu salário ― sim, de você CNPJ para você CPF.
Essa separação é importante para que você possa organizar as finanças da empresa de forma independente de suas finanças pessoais.
Exemplos:
- se você usa maquinha de cartão de crédito para receber de seus clientes, o gasto com o aluguel da maquinha deve ser de você/CNPJ e não de você/CPF;
- da mesma forma, a Netflix da sua casa deve ser paga por você/CPF e não por você/CNPJ.
Conseguiu entender? Sem essa divisão, você não consegue saber qual o custo real da sua empresa e nem projetar lucro. Ainda, corre o risco de achar que precisa de um empréstimo para MEI e fazer uma dívida por pura desorganização.
6- Separe o valor total recebido/gasto a cada mês
Um erro comum de quem é MEI ou tem uma pequena empresa é não separar o valor total feito em um mês, seja com prestação de serviços ou venda de produtos, do valor que realmente foi recebido nesse mesmo mês. Confuso? Vamos entender melhor!
Suponhamos que, em julho, você prestou serviços para cinco clientes diferentes, todos no valor de R$ 150. O total dessa conta é R$ 750. Entretanto, apenas quatro dos clientes pagaram o valor cheio à vista, enquanto um decidiu pagar em três vezes no cartão.
Diante desse cenário, R$ 750 ainda é o valor que você fez no mês de julho, mas o valor que você vai ter, de fato, na sua conta é outro! Observe:
R$ 150 x 4 pagamentos à vista = R$ 600
+
R$ 150 / 3 do pagamento parcelado = R$ 50
Total = R$ 650 (e não R$ 750!)
Por que isso é importante? Porque se você iniciar o mês seguinte achando que tem R$ 750 em conta, pode acabar criando dívidas.
Da mesma forma, você pode esquecer que tem parcelas a receber dos clientes pelos meses seguintes, pode não perceber se alguém atrasar ou simplesmente não realizar o pagamento devido.
Atenção! Usamos valores a receber como exemplo, mas essa separação também deve existir para despesas da empresa.
Basta se lembrar de que uma conta pode ser paga em várias parcelas para entender a importância de seguir essa organização tanto com ganhos quanto com custos.
7- Falou em faturamento, falou em relatório mensal!
Uma ferramenta que pode facilitar a sua vida é o relatório mensal de receitas brutas do MEI.
O próprio Portal do Empreendedor, elaborado pelo governo, recomenda que todo MEI ou pequena empresa mantenha esse relatório em dia, em nome da organização financeira.
Ao baixar o arquivo que deixamos no link acima, você vai entender que pode editá-lo e deixá-lo salvo no computador. Ou, se ainda não tiver se acostumado com o mundo digital, pode imprimir o relatório, preenchê-lo à mão e guardá-lo em um local seguro para eventuais consultas.
8- Pague o DAS em dia sempre (mesmo!)
Se você tem MEI, você tem DAS para pagar mensalmente mesmo quando não faturou nada.
É isso mesmo. Não cometa o erro de achar que porque você não vendeu nada ou não prestou nenhum serviço em determinado mês ― o que esperamos que não ocorra ― você está livre de pagar o DAS. Não está!
O DAS é uma obrigação que vai existir enquanto você for MEI e deve ser pago no dia 20 de cada mês. Caso não o faça, precisa pagar o valor devido com juros depois.
9- Mantenha notas fiscais e recibos para a Declaração Anual
Outra importante dica é para que você mantenha notas fiscais e recibos para facilitar a Declaração do MEI. Anualmente, todo microempreendedor precisa enviar a Declaração Anual do Simples, informando rendimentos e gastos.
As notas fiscais emitidas, assim como os recibos relativos aos gastos que a empresa teve, são fonte relevante de informação para que você preencha a declaração corretamente.
Assim como acontece com o Imposto de Renda, esses documentos são importantes para que você possa provar as receitas e despesas da empresa, caso necessário.
10- Estude as opções de empréstimo antes de solicitar um
Por último, mas não menos importante, se o controle financeiro em dia indicar que você realmente precisa de um empréstimo para MEI para alcançar determinado objetivo com sua empresa, estude.
Antes de qualquer coisa, se você não separa sua versão pessoa física de sua versão pessoa jurídica, pode acabar caindo no erro de pegar um empréstimo em seu nome/CPF para usar no nome de sua empresa/CNPJ.
Isso é ruim porque, caso você tenha problemas para quitar a dívida, vai sujar seu nome e não o nome da sua empresa. Verdade seja dita, nome sujo não é bom para ninguém, mas pode ser menos ruim criar uma restrição ao seu CNPJ do que ao seu CPF.
Ainda, separando corretamente as coisas, saiba que existem bancos com linhas de crédito específicas para MEI, com tarifas reduzidas e com condições especiais. Algo que pode fazer o empréstimo para MEI ser mais interessante, ou seja, mais barato e menos arriscado do que o empréstimo para pessoa física.
Conclusão
No fim das contas, você pode achar meio ruim que algo que parecia tão simples, como ser MEI, tenha tantos detalhes aos quais você precisa se dedicar diariamente para manter um bom controle financeiro.
Acredite, porém, que o esforço vale a pena tanto para você/pessoa física quanto para você/pessoa jurídica. Depois que o controle passar a fazer parte da sua rotina, os processos vão se tornar naturalmente mais fáceis e você vai perceber no bolso os impactos positivos de tudo isso.
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